Referenties

Digitale dicteersystemen

Productgamma Leysen Dictation

Aerden & Michielsen

CLVD advocaten

LM&DS advocatenassociatie

Een moderne advocatuur moet mee met de technologie en de digitalisering. Wij kozen voor de SpeechLive Cloud-dicteeroplossing. Ik vraag me af hoe ik ooit zonder kon.
Lees hier de referece case

OPZ Geel

Advox advocaten

Vermeersch De Paep

AdvocatenHerselt.be

Ik gebruik de Philips Spraakherkenning voor besluiten en brieven naar mijn cliënten. Mijn dictaten worden dan automatisch uitgetypt.
Lees hier de referece case

Dhaens-Vermeulen

Wanneer we net uit een zitting komen, zit alles wat er gezegd is nog fris in ons geheugen. Aangezien we onze SpeechAir dan bij ons hebben, kunnen we gelijk aan het dossier verder werken. We dicteren, sturen het dictaat door en tegen dat we op kantoor zijn is het volledige dossier al bijgewerkt.
Lees hier de referece case

Agio Law

Darwin Law

Denderlaw

GSJ advocaten

Caluwaerts & Uytterhoeven advocaten

Ardent advocaten

Ferrulex

Vanhoucke Law

Law-point

Advocatenkantoor Meyvis

Law-point

Moderne advocaten dicteren met SpeechLive van Philips: digitaliseren is een noodzaak

Tom De Smet is advocaat-vennoot bij advocatenassociatie LM&DS. Samen met zijn vennoten koos hij bij de start van hun associatie in 2008 voor digitale innovatie. Een duidelijke keuze om hun klanten sneller en beter van dienst te zijn en kosten te besparen. Ook de tijdswinst is doorslaggevend. Wij maakten een afspraak met Tom. Hij geeft ons een inkijk in het gebruik van de SpeechLive-dicteeroplossing en de integratie ervan in zijn workflow.

Dicteren met SpeechLive is een strategische keuze
Advocatenassociatie LM&DS werkt als een échte associatie. Het is een moderne onderneming die de vennoten elke dag managen. Meester De Smet legt uit: “Elk dossier of project wordt toegewezen aan een advocaat-vennoot volgens zijn specialisatie: Kris Lens met twee medevennoten voor familierecht en familiaal vermogensrecht enerzijds en vastgoed – en omgevingsrecht anderzijds, Yves Mertens voor aansprakelijkheids- en verzekeringsrecht, Sven Mertens en Veerle Stroobants voor sociaal recht en Senne Meeus en mezelf voor ondernemingsrecht en contracten. Samen met een aantal medewerkers zoekt de vennoot in zijn rechtsgebied naar sluitende adviezen en eventuele aanbevelingen voor de rechtsgang, waarbij we altijd proberen te vermijden dat het conflict tot bij de rechter komt. Elk team krijgt hierbij ondersteuning van een gemeenschappelijk secretariaat, dat werkt voor iedereen. Ook digitale oplossingen ondersteunen en versnellen ons werk. Zo gebruiken we het digitale dicteerapparaat DPM8200 met bijbehorende software via SpeechLive in de cloud en voor de secretaresses zijn er ook nog de LFH7277-transcriptiesets. Verder zijn VoIP en tal van Microsoft-toepassingen perfect geïntegreerd in onze workflow. Digitaliseren is dan ook een must. Wij zien het als een strategische keuze.“

Van analoog naar digitaal
Advocatenwerk, dat betekent dat de papiermolen draait. Meester de Smet vertelt hoe dat vroeger verliep: “10 jaar geleden werkten advocaten met dicteerapparaten en cassetten. Karretjes met alle papierwerk voor het dossier reden rond in het advocatenkantoor, e-mails werden uitgeprint, de cassetten werden uitgetypt en verzameld, de post werd in bakjes verdeeld, het ging om heel, heel veel papier. Elke advocaat had uiteindelijk verschillende papieren dossiers op zijn bureau, een heel omslachtige manier van werken, waar heel veel tijd aan verloren ging. Dat is in deze digitale tijden toch anders.” De advocaat-vennoot windt geen doekjes om de keuze voor digitaal: “Al in 2014 kozen we resoluut voor digitale oplossingen voor onze papierwinkel. Ook dicteren pakten we digitaal aan met SpeechLive. Ik vraag me af hoe ik ooit zonder kon. De dicteerapparaten met bijbehorende software gebruiken we via een lokale server, de secretaresses typen onze dictaten uit en delen ze digitaal met iedereen die het dossier mee opvolgt. Dat is vandaag zo voor alle documenten, de overbodige stappen zijn weggevallen.“

Een moderne advocatuur moet mee met de technologie en de digitalisering. Wij kozen voor de SpeechLive-dicteeroplossing van Philips. Ik vraag me af hoe ik ooit zonder kon.
Advocaat-vennoot Tom De Smet
De impact van de coronacrisis
En toen was er de coronacrisis, iedereen werd verplicht om thuis te blijven en van thuis uit te werken. Meester De Smet verduidelijkt: “Toen de crisis uitbrak, waren we digitaal helemaal klaar om van thuis uit te werken. Zo ook voor dicteren. Alleen het gebruik van de software op een lokale server was een probleem. Nils Leysen, zaakvoerder van Leysen Kantoormachines, reikte ons de oplossing aan: SpeechLive in de cloud. Alle advocaten in ons kantoor werken sindsdien met hun digitale dicteerapparaten via de cloud: het dicteerapparaat en het dockingstation gebruiken ze van thuis uit, via de cloud delen ze alle dictaten. De secretaresses typen het uit en voegen het toe aan het digitaal dossier dat alle medewerkers thuis ontvangen. Zo eenvoudig is het.“

De voordelen van SpeechLive in de cloud
Als we de advocaat-vennoot vragen naar de voordelen voor de advocaten, voor zichzelf en de klanten, dan komt er een duidelijk antwoord. “De voordelen liggen voor de hand,“ vertelt Meester De Smet, “elke medewerker van het dossier is altijd volledig op de hoogte, we delen alle informatie digitaal, ook de dictaten. SpeechLive is zeer stabiel, het dicteerapparaat is makkelijk in gebruik en – als het nodig is – gebruiken we de app via de smartphone, die dezelfde mogelijkheden heeft als het dicteerapparaat. Voor mezelf is het grootste voordeel dat ik de zaken snel kan opvolgen. Ondernemingsrecht wijzigt snel, dicteren via een performant systeem en dito software maakt het mogelijk om bij te blijven. Dat kan overal en op elk moment met SpeechLive via de cloud.“ En voor de klanten? Meester De Smet voegt nog toe en besluit: “Voor klanten betekent het tijdswinst, een sneller verloop van hun dossier en minder kosten. Dat is duidelijke winst voor hen. Dicteren en digitaal verzenden gaat sneller dan het zelf doen, daarvoor heb je wel een performant systeem nodig, maar SpeechLive maakt zijn beloftes 100% waar. En dan nog een boodschap voor elke confrater: analoog werken, dat is de oudheid. Het is tijd om de koudwatervrees naast zich te leggen en te kiezen voor de toekomst, digitale oplossingen voor dicteren. Het maakt de flexibiliteit mogelijk die elke klant verwacht.“

Dankzij de digitale dicteerapparatuur van Philips is Advocatenherstelt.be klaar voor de toekomst

 Advocatenherselt.be is een klein en jong kantoor met twee advocaten, één voltijds secretaresse en één deeltijdse medewerkster die de dossiervoorbereidingen voor haar rekening neemt. Meesters Frank Janssen en Monique Van Baelen zijn levenspartners en confraters die elk een goede 30 jaar ervaring aan de Balie tellen. Tot vorig jaar waren beiden actief in het advocatenkantoor Janssen & Arnauts-Smeets in Herselt. Begin 2018 was het echter tijd om het roer om te gooien.

Meesters Janssen en Van Baelen richtten hun eigen kantoor Advocatenherselt.be op en kozen heel bewust voor een persoonlijke aanpak van elk dossier. Ze behandelen elk dossier zélf. Ze adviseren hun cliënten en staan hen bij tijdens de volledige afwikkeling van hun zaak. Advocatenherselt.be is gespecialiseerd in familierecht en administratief recht. Meester Van Baelen behandelt de familierechtdossiers en de zaken die daarmee samenhangen, dus ook verkeersrecht, strafrecht, jeugdrecht, vereffeningen bij de notaris, nalatenschappen, echtscheidingen en regeling rond de kinderen. Meester Janssen behandelt de dossiers verkeersrecht, bouwrecht en administratief recht, en vennootschapsrecht. Het jonge kantoor wilde van bij de start dynamisch zijn en klaar voor de toekomst en koos er bewust voor om met de digitale dicteeroplossingen en spraakherkenning van Philips te werken.

Jong en volledig digitaal
Advocatenwerk brengt namelijk veel dicteren met zich mee. Brieven, mails beantwoorden, en conclusies moeten uiteraard uitgetypt worden. Voordien werkten beide confraters met cassettes, wat beiden oubollig vonden en voor nogal wat poespas zorgde. “Een dictaat aanpassen of er zaken aan toevoegen, was met cassettes bijvoorbeeld gewoon onmogelijk”, verduidelijkt Meester Van Baelen. Bovendien wilde het jonge advocatenkantoor zoveel mogelijk digitaal en in de cloud werken. Aangezien beide Meesters bovendien zelf alle dossiers wilden behandelen, ook als ze met vakantie zijn, zochten ze naar een geschikte oplossing.

Na een online zoektocht kwam het advocatenkantoor terecht bij Leysen Kantoormachines. Nils Leysen, de zaakvoerder, adviseerde te werken met de oplossingen van Philips, om dossiers ook in de cloud te kunnen raadplegen en bewerken.

“Na een week waren we helemaal up and running. We kozen ook voor de spraakherkenningstechnologie. Dat vergt even wat intensief verhaaltjes vertellen opdat het systeem jouw stem herkent, maar is al bij al ook vlot uitgerold”, vertelt Meester Van Baelen.

Het kantoor dicteert intussen volledig digitaal: beide Meesters spreken hun dictaten in en deze worden vervolgens door het secretariaat uitgetypt. Daarenboven werken ze eveneens met spraakherkenning door gebruik te maken van een Philips SpeechMike Premium dicteermicrofoon en spraakherkenningssoftware. Hierdoor worden besluiten zonder secretariaatstussenkomst automatisch uitgeschreven. Tot slot gebruiken ze dan ook nog de cloudoplossing Philips SpeechLive, zodat dictaten vanaf hun Philips SpeechAir (een mobiele digitale voice recorder) of de Philips Voice Recorder app die geïnstalleerd is op hun smartphone onmiddellijk in de cloud terechtkomen en beschikbaar zijn voor het secretariaat. SpeechLive laat het toe om van om het even waar in het systeem in te loggen en aan dossiers te werken. Bovendien kunnen hun gedicteerde teksten naar hoogdringendheid opgesplitst worden.

In de wolken over het cloudsysteem van Philips
De voordelen van SpeechAir en SpeechLive zijn enorm. De advocaten kunnen werkelijk van om het even waar werken. Dit tot grote vreugde van Meester Van Baelen: “Wij verblijven al eens in het buitenland en toch willen we de controle houden op elk van onze dossiers en er de vaart ook in houden. Dankzij dit systeem kunnen we van overal dicteren. We kunnen onze teksten dicteren, die direct in de cloud terechtkomen en meteen beschikbaar zijn voor verdere uitwerking op kantoor door onze secretariaat medewerkers. We kunnen realtime inloggen in de programma’s op kantoor. Zo kunnen we zien wat er binnenkomt en wat er buitengaat. Ik kan zelf altijd en overal zien wat mijn secretaresse heeft afgewerkt. Als wij in het buitenland zijn zie je wat er hier gebeurt. Niet dat ik controleer, maar het geeft wel een gerust gevoel.”

“Maar het vaakst gebruik ik het systeem natuurlijk als ik van de rechtbank kom. Als we net uit een zitting komen, zit alles wat er gezegd is nog fris in ons geheugen. Aangezien we onze SpeechAir dan bij ons hebben, kunnen we gelijk aan het dossier verder werken. We dicteren nog op de rechtbank of in de wagen en tegen de tijd dat we op kantoor zijn, is het volledige dossier al bijgewerkt. Dat bespaart ons een hoop tijd”, aldus Meester Van Baelen.

De spraakherkenningssoftware gebruikt Meester Van Baelen voorlopig alleen. “Ik gebruik het voor mijn besluiten en de brieven naar mijn cliënten. Mijn dictaten worden dan automatisch uitgetypt en doorgestuurd, zonder tussenkomst van mijn secretariaat.”

Ook als ik tijdens een bemiddeling met cliënten of een bespreking met een hele familie een gezamenlijke tekst of overeenkomst dien op te maken gebruik ik dit systeem, hetgeen de cliënten dan rechtstreeks op een groot scherm kunnen meevolgen en bijsturen indien nodig.

Niets dan voordelen
Bij Advocatenherselt.be zie je geen grote dossierkasten en bestoft papierwerk. Alle dossiers worden in de cloud gearchiveerd en zijn altijd en overal raadpleegbaar. Meester Van Baelen: “Dat vind ik belangrijk: als onze cliënten bellen en vragen naar hun vonnis of naar de status van hun dossier, doe ik gewoon mijn computer open en lees ik dat daar, ik hoef nergens een dossier te gaan zoeken. Het gevoel dat je alle dossiers steeds bij je hebt, is zeer geruststellend.”

Tijd verliezen als de Meesters moeten gaan pleiten, zit er niet meer in. “Mij hoor je nooit meer klagen dat ik tijd verlies. Stel dat ik in de voormiddag moet pleiten in Brussel, in de namiddag in Leuven en in de vooravond bij een notaris moet zijn in Hasselt. Ik kan me tussendoor overal zetten en zelfs vanuit de wagen dicteren.”

Een goede communicatie met de klant vinden wij ontzettend belangrijk. Wij kunnen door de oplossingen van Philips vlotter, sneller en dus beter communiceren dan een doorsnee advocatenkantoor”, zegt Meester Van Baelen.

Het is met al deze systemen ook plezierig werken volgens Meester Van Baelen: “We komen ’s avonds voldaan thuis want we hebben meer werk verzet dan dat we ooit konden. En als je ‘s avonds of in het weekend nog op iets komt, dicteer je het gewoon in je smartphone die je toch altijd bij de hand hebt en je weet dat het ‘s anderendaags of na het weekend alweer naar de klant vertrekt.

Als je enthousiast kan werken, zien je cliënten dat ook en zijn ook zij enthousiast en tevreden.”

Meester Van Baelen heeft echter ook nog toekomstplannen met de spraakherkenningstechnologie. Ze overweegt ook om op de pc’s van haar secretaresses een uitwerkset met spraakherkenning te zetten: “Hierdoor zouden de dictaten die ik op mijn smartphone maak automatisch uitgetypt worden en hoeven de secretaresses enkel nog te redigeren en te verwerken. De advocatenwereld is een hele archaïsche wereld. Maar je hoort het: we zijn er snel bij en we blijven zoeken naar en investeren in een volledig up to date en optimaal systeem.”

Dhaenens-Vermeulen Advocaten uit Antwerpen dicteren in de SpeechLive cloud met hun smartphone en SpeechAir dicteertoestel.

Advocatenkantoor Dhaenens-Vermeulen werd in 1993 opgericht door Meester Didier Dhaenens en zijn toenmalige stagemeester. In 2007 werd Meester Raoul Vermeulen vennoot. Sindsdien gaan ze verder onder de naam D&V Advocaten. Hun hoofdactiviteit betreft geschillenbehandeling binnen alle mogelijke vormen van de juridische wereld, gaande van vastgoed- en verzekeringsrecht, over familierecht tot strafrecht en handelsrecht. Het kantoor telt vijf advocaten en twee administratieve krachten. Beide confraters maken sinds eind 2016 veelvuldig gebruik van de SpeechAir, de smart voice recorder van Philips.

Advocatenwerk brengt veel dicteren met zich mee. Brieven en conclusies die nadien moeten uitgetypt worden. Tot een half jaar geleden werd er bij D&V Advocaten nog met cassettes gewerkt. Een systeem dat functioneerde… tot er iets fout liep. Meester Dhaenens: "Dat waren kleine drama’s. Een cassette kon per ongeluk gewist of verloren gelegd worden. Misschien zat de tape niet correct en werd er maar op halve kwaliteit opgenomen. Dit vooral tot ergernis van de administratieve krachten die alles moesten ontcijferen en uittypen."

Meester Vermeulen staat zijn confrater bij : "Het oude systeem bracht dubbel werk met zich mee en had zijn tijd gehad. Er waren problemen met het besturingssysteem en de hoofdtelefoons lieten het meermaals afweten. Bovendien moest de cassette letterlijk op kantoor geraken, zo niet kon er niets uitgetypt worden."

Op zoek naar een degelijk en betrouwbaar systeem
Er werd naar een nieuw systeem gezocht. De voorwaarden waar dit aan moest voldoen waren: degelijk en betrouwbaar zijn en makkelijk te hanteren. Al snel kwamen beide heren bij Philips uit. Meester Vermeulen : "We hebben niet naar referenties gezocht of er confraters over aan gesproken. We zochten een nieuw systeem en er werd ons door Leysen Dictation Service Center aangeraden om naar Philips te kijken dat nog altijd één van de marktleiders is."

Het kantoor telt intussen twee SpeechAir dictafoons – één voor Meester Dhaenens en één voor Meester Vermeulen – in combinatie met SpeechLive, zodat dictaten ook via de smartphone ingesproken kunnen. Meester Dhaenens : "Het gebeurt wel eens dat ik mijn SpeechAir vergeet op kantoor en toch dringend iets moet dicteren. In noodgevallen kan ik dan nog altijd mijn GSM gebruiken. Ook dat is nog een extra voordeel. Er is werkelijk aan alles gedacht."

Meester Dhaenens vat het als volgt samen: "In de advocatuur wordt er enorm veel gedicteerd. Je zoekt een betrouwbaar systeem dat bovendien ook nog eens tegen een stootje kan. En net hieraan beantwoordt de SpeechAir. Ik ben daarenboven van een generatie die niet echt met software en digitale toestellen is grootgebracht, maar na een schitterende uitleg was ik een uur later al aan het dicteren. De overgang van het oude naar het nieuwe systeem verliep naadloos, dankzij de professionele training, ondersteuning en dienstverlening door Leysen Dictation Service Center. De trein was vertrokken en is sindsdien niet meer gestopt."

Niets dan voordelen
De voordelen van de SpeechAir zijn enorm. De advocaten kunnen werkelijk van om het even waar werken. Dit tot grote vreugde van Meester Vermeulen: "Mijn bekommernissen waren van thuis uit te kunnen werken en niets meer per ongeluk te wissen. Dat gebeurde in het verleden al eens met het oude systeem en dat was dan werkelijk een kleine ramp. Soms uren werk verloren. Met het nieuwe systeem vinden we alle dictaten gelijk terug en wordt het digitaal bijgehouden, een absoluut pluspunt."

Het computernetwerk van het advocatenkantoor laat het toe om van om het even waar in het systeem in te loggen en aan dossiers te werken. Dankzij de SpeechAir kunnen de advocaten nu ook vanop afstand hun ingesproken tekst naar hun administratieve krachten verzenden. Daar komt nog eens bij dat hun gedicteerde teksten naar hoogdringendheid kunnen opgesplitst worden.

In tegenstelling tot het oude systeem met cassettes is de opnamekwaliteit excellent. Dit tot grote tevredenheid van de typiste die geen moeilijk verstaanbare woorden meer moet ontcijferen.

Meester Dhaenens is vol lof over zijn dicteerapparatuur : "De SpeechAir is zo gebruiksvriendelijk dat het kinderspel is. Bovendien is er zelfs na een half jaar dagelijks gebruik nog geen enkele klacht opgetreden." Meester Vermeulen vult aan: "We hebben het systeem intussen al aan andere kantoren aangeprezen. Wij zijn nu een referentie geworden."

Geen verloren tijd meer
Dankzij de SpeechAir kan van thuis uit gewerkt worden. Het overkomt beide confraters regelmatig. ’s Morgens zit het verkeer richting kantoor vast. In plaats van in de file aan te schuiven, verkiezen beide advocaten ervoor om dan van thuis te werken. Ze kunnen realtime inloggen in de programma’s op kantoor. Ze kunnen zien wat er binnenkomt en wat er buitengaat. Ze kunnen hun teksten dicteren en doorsturen en eens de file afgelopen is, vertrekken ze naar kantoor. De file is dus geen tijdverlies meer. Bovendien is de gedicteerde tekst dankzij SpeechLive en uiteraard de administratie uitgetypt tegen dat ze op kantoor zijn.

"Idem voor als we op de rechtbank zijn. We komen net uit een zitting, alles wat er gezegd is zit nog fris in ons geheugen. Aangezien we onze SpeechAir dan bij ons hebben, kunnen we gelijk aan het dossier verder werken. We dicteren, sturen het dictaat door en tegen dat we op kantoor zijn is het volledige dossier al bijgewerkt. Wat ons weer een hoop tijd bespaart", aldus Meester Vermeulen.

Meester Dhaenens ziet nog voordelen : "Niet dat het de bedoeling is, maar het gebeurt. Je bent op vakantie en er moet toch dringend nog aan een dossier gewerkt worden. Dankzij de applicatie op de smartphone kan er zelfs vanop het strand of naast het zwembad een tekst ingesproken worden en verzonden worden naar het kantoor."

Lees deze en andere reference cases op de website van Philips: dictation.philips.com/be/succesverhalen/

Contacteer ons voor een vrijblijvende offerte of meer informatie over dicteeroplossingen!